Postupak pohrane digitalnih podataka
Ovaj dokument opisuje gdje Rođendaonica Bubamara čuva digitalne podatke, tko im ima pristup, kako su zaštićeni i kada se brišu. Primjenjuje se na vlasnicu i sve zaposlenike i animatore.
Gdje se podaci čuvaju
| Vrsta podataka | Gdje se čuva | Tko ima pristup | Rok čuvanja | Način brisanja |
|---|---|---|---|---|
| Upiti s web stranice | e-mail [email protected]; kopija u bazi web stranice | vlasnica | 12 mjeseci od zadnje poruke | brisanje e-maila i zapisa u WordPressu |
| Rezervacije (ime roditelja, kontakt, slavljenik, paket, termin) | papirnati obrazac za svaku rezervaciju, u bilježnici | vlasnica, voditeljica lokacije | 12 mjeseci od proslave | uništavanje obrasca |
| Alergije i posebne potrebe djeteta | na obrascu rezervacije, označeno | vlasnica, animator na proslavi | najkasnije 30 dana od proslave | zacrnjivanje podatka na obrascu |
| Fotografije i videozapisi s proslave | mobitel s kojeg se šalju roditeljima putem WhatsAppa ili e-maila | vlasnica, animator | 7 dana od proslave | brisanje s mobitela, iz poslanih poruka i iz koša |
| Fotografije za web stranicu | WordPress medijska biblioteka (samo fotografije na kojima se djeca ne mogu prepoznati) | vlasnica, web administrator | dok je fotografija objavljena | brisanje s web stranice |
| Računi, uplate pologa | Neosalon | vlasnica | 10 godina | po isteku roka |
| Prigovori i odgovori | e-mail, zasebna oznaka „Prigovori” | vlasnica | 1 godina od primitka | brisanje e-maila |
Mjere zaštite
- E-mail račun, WhatsApp i Neosalon zaštićeni su jakom lozinkom i, gdje je moguće, prijavom u dva koraka.
- Pristup imaju samo osobe kojima je to potrebno za posao. Kada zaposlenik ili animator prestane raditi, isti dan mu se ukida pristup.
- Fotografije s proslave šalju se samo roditeljima slavljenika, putem WhatsAppa ili e-maila, i nigdje se javno ne objavljuju.
- Ako zaposlenik ili animator snima svojim mobitelom, fotografije predaje vlasnici isti dan i briše ih sa svog mobitela.
- Web stranica i administracija koriste HTTPS. Pristup WordPress administraciji imaju samo vlasnica i web administrator, svaki sa svojim korisničkim računom.
- Računala i mobiteli na kojima se pristupa podacima zaključavaju se lozinkom ili PIN-om.
- Papirnati obrasci rezervacija čuvaju se u rođendaonici, izvan dohvata posjetitelja.
Redovno brisanje
Svakog prvog radnog dana u mjesecu vlasnica provjerava i briše:
- fotografije i videozapise s proslava starije od 7 dana (mobitel, poslane poruke, koš)
- podatke o alergijama za proslave starije od 30 dana
- obrasce rezervacija i upite starije od 12 mjeseci
- zapise iz obrasca na web stranici starije od 12 mjeseci
Povreda podataka
Ako se podaci izgube, budu ukradeni ili im pristupi neovlaštena osoba (npr. ukraden mobitel, provaljen e-mail), vlasnica odmah mijenja lozinke i ukida pristup. Ako postoji rizik za roditelje ili djecu, povreda se prijavljuje AZOP-u u roku od 72 sata, a po potrebi se obavještavaju i roditelji.
Postupak vrijedi od 3. 11. 2026. i preispituje se jednom godišnje.